Poste à pourvoir pour Octobre 2026

L’assistante d’agence assure le suivi administratif, financier et est support opérationnel des collaborateurs de l’agence.

Ce poste est multi-compétences et transversal, assurant le bon fonctionnement quotidien, la gestion des relations avec les clients et partenaires.

La nature transversale du poste implique des tâches ponctuelles et récurrentes nécessitant une bonne organisation et communication.

Le travail s’organise autour de quatre domaines d’intervention, répartis sur la semaine de travail pour assurer une charge régulière et une bonne réactivité.

1. DOMAINES D’intervention
   • Gestion des appels d’offres et candidatures

Tâches principales :

• Adaptation des profils d’équipe et références en fonction des projets
• Mise à jour des tableaux de candidatures et suivi des remises d’offres
• Gestion des bases de références
• Veille commerciale sur les appels d’offres
• Assistance pour le montage des réponses aux offres

• Support opérationnel et suivi des affaires

Tâches principales :

• Suivi administratif et assistance aux Chefs d’Affaires sur les dossiers en cours
• Gestion des commandes, suivi des visas et signatures
• Gestion des factures des entreprises
• Relances et relances auprès des entreprises et des clients

• Administration générale et support agence

Tâches principales :

• Accueil téléphonique et physique
• Gestion du courrier
• Commandes de fournitures de bureau
• Réservations de transports et hébergements
• Organisation des évènements exceptionnels

• Gestion administrative interne (facturation & contrats agence)

Tâches principales :

• Saisie et suivi des commandes internes sur le logiciel comptable (GX)
• Gestion des contrats, du prévisionnel et de la sous-traitance
• Points mensuels et relances avec le Responsable Administratif/Financier
• Suivi des factures clients et relances de paiement

2. COMPÉTENCES REQUISES
   • Compétences Techniques

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Bases en gestion administrative et comptabilité (édition de factures, suivi de facturation..)
• Connaissance de l’univers du BTP serait un plus

• Compétences Transversales

• Rigueur et organisation
• Réactivité et autonomie
• Excellente communication orale et écrite
• Adaptabilité
• Esprit d’équipe